檔案庫房實體檔案查找、盤庫、檔案借閱歸還等均需要人員參與，人工操作易出現(xiàn)歸檔不及時等現(xiàn)象，無法保障實體檔案的安全問題。
檔案的保管不夠規(guī)范，放置無序，存在遺失隱患。
人工管理涉密檔案過程中存在的安全性、真實性問題。
檔案存放在檔案柜里，長期以往，遺失嚴重，當想查閱某年某月的資料時，無從尋找，檔案資源利用率低。
檔案的出、入庫，通過后臺發(fā)送任務，智能取檔機器人自動完成將檔案放到取檔口或放回檔案架，不需進入檔案室內(nèi)操作。可以根據(jù)檔案庫房存儲規(guī)范更改，或檔案使用頻率情況，調(diào)整檔案存儲策略，下達任務自動完成檔案的整架。
無人值守智慧檔案庫房建設(shè)后，采用封閉式管理，檔案的存取都通過取檔口來完成，工作人員也不需要再進入檔案庫房內(nèi)，工作人員也只能接觸通過系統(tǒng)來調(diào)取的檔案，減少檔案的接觸，同時所有調(diào)用都有記錄產(chǎn)生。
無人值守智慧檔案庫房采用“一檔一芯”（一檔一碼）的管理模式，為每個檔案粘貼一個RFID電子標簽（定位碼標簽）作為身份標識。
檔案庫房的存取通過智能取檔機器人來完成，智慧檔案庫房綜管系統(tǒng)可以對檔案庫房內(nèi)檔案進行動態(tài)統(tǒng)計；檔案庫房調(diào)度任務“三位一體”全面監(jiān)控，包含AGV機器人實時調(diào)度、異常調(diào)度及整體調(diào)度統(tǒng)計，全面實現(xiàn)檔案調(diào)度的可視化管理
無人庫房智能取檔機器人上安裝有三個RFID天線（識別鏡頭），一個天線嵌入在機械夾手內(nèi)，用于讀取智能取檔機器人抓取的檔案信息；兩個安裝在智能取檔機器人兩側(cè)，用于智能取檔機器人行走過程中，快速讀取檔案架兩側(cè)的檔案。
借助RFID技術(shù)非接觸式、非可視化、密集讀取等特點，可以快速核實檔案盒內(nèi)貼有RFID電子標簽的檔案資料是否存在。這個操作可以在兩個位置處理，一是在存取檔一體機內(nèi)，二是在智能取檔機器人抓取檔案后。
無人值守智慧檔案庫房定位為無人化管理，非特殊情況（如需要硬件維護等）庫房不需要人員進去維護。此時庫房內(nèi)可以填充臭氧等惰性氣體，有效的殺害庫房環(huán)境中的病毒細菌等，也提高庫房的防火等級，使檔案存儲更安全。
存取檔一體機內(nèi)，可以選配紫外線殺毒燈。在檔案歸還后，先通過紫外線快速殺毒，殺毒時間可以設(shè)置。確認殺毒完成后，智能取檔機器人再將檔案進行上架。實現(xiàn)檔案存儲的精準殺毒。
工作人員需要借閱檔案時，在后臺發(fā)送借閱申請，無人庫房立即響應，取檔后將檔案放入檔案存取檔一體機，并通知工作人員前往取檔。
